管理電子郵件似乎是您總是計劃在有時間時執行的任務之一，但它實際上從未完成。越來越多的電子郵件不斷湧入您的收件匣，讓您很難且耗時地找到所需內容。事實上，您可能會花更多時間搜尋合適的電子郵件而不是閱讀它們。
即使您依賴 Gmail，情況也是如此，它具有標籤和過濾器等多項出色功能，可以讓電子郵件管理變得更加輕鬆。不過，我們在此告訴您，整理 Gmail 收件匣比您想像的要容易得多，並且具有多種優勢，例如更好的時間管理、提高工作效率和改善溝通。
這些好處反過來又可以幫助減輕收件匣超載而造成的壓力。只需按照我們在這篇文章中分享的提示進行操作，很快您就會擁有一個更乾淨、更易於使用的 Gmail 收件箱，並且完全高枕無憂。
確保相關電子郵件出現在頂部
裝滿電子郵件的收件匣可能很難瀏覽，並且使查找所需資訊變得非常困難。為避免這種情況，請確保您的相關電子郵件顯示在頂部。您可以使用 Gmail 內建的功能來執行此操作。
預設情況下，Gmail 為您提供五個用於組織電子郵件的選項 – 重要郵件優先、未讀郵件優先、已加星號郵件優先、優先收件匣和多個收件匣。若要變更首先顯示的電子郵件，請依照下列步驟操作。
- 點擊 Gmail 收件匣右上角的齒輪圖標，然後點擊「查看所有設定」按鈕。
- 當主設定頁面開啟時，切換到「收件匣」標籤。然後，從「收件匣類型」選項中選擇您喜歡的收件匣。
- 選擇「重要優先」選項，讓 Gmail 向您顯示它認為最重要的電子郵件。或者，您可以選擇先查看未讀或已加星號的訊息。您還可以將其設定為“優先收件匣”，這樣 Gmail 就可以了解您最常互動的電子郵件，以便將其顯示在頂部。
自訂您的收件匣視圖
使用 Gmail，您可以透過多種方式自訂收件匣。例如，您可以選擇電子郵件的顯示方式。
- 點擊齒輪圖示開啟“設定”面板。
- 在「預設」、「舒適」和「緊湊」視圖之間進行選擇。預設選項顯示寄件者的姓名以及主題下方的附件類型。您可以使用此視圖直接從收件匣開啟附件。
- 「舒適」選項可讓您透過回形針圖示了解附件是否存在，但不允許您直接開啟附件。最後，「緊湊」選項可讓您在螢幕上查看更多電子郵件。
使用垃圾郵件按鈕
在人工智慧的幫助下，Gmail 會自動確定哪些電子郵件是不需要的和垃圾郵件，從而防止它們進入您的收件匣。也就是說，有時垃圾郵件仍然可以通過並到達您的收件匣，導致混亂並分散您的注意力，使您無法找到所需的資訊。
當 Gmail 無法將這些電子郵件識別為垃圾郵件時，就會發生這種情況。這種情況下的解決方案是使用提供的按鈕將這些電子郵件標記為垃圾郵件。
- 按一下要標記為垃圾郵件的電子郵件旁的核取方塊以選擇該郵件。
- 這將在頂部顯示一些按鈕。點擊圓圈內顯示為感嘆號的按鈕，將電子郵件標記為垃圾郵件。
現在，Gmail 會自動將寄件者發送的所有類似電子郵件發送到垃圾郵件資料夾，以幫助保持您的收件匣清潔。或者，如果您認為某封電子郵件有用但已被 Gmail 標記為垃圾郵件，您也可以通知它它不是垃圾郵件。
使用過濾器
擁有大量電子郵件意味著您無法手動對所有電子郵件進行分類並決定哪些是有用的。幸運的是，有了過濾器，您就不必這樣做。您可以透過為特定類別建立篩選器來讓 Gmail 了解您想要的特定類別中的哪些電子郵件。
- 要建立過濾器，請進入 Gmail 設定並點擊「過濾器和封鎖的地址」標籤。
- 接下來，點擊“建立新過濾器”。
- Gmail 會讓您選擇該濾鏡的功能。您可以選擇來自特定人員或包含特定單字、電子郵件大小，甚至是否有附件的電子郵件。它可以直接將電子郵件傳送到存檔，而無需進入收件匣，或自動將電子郵件標記為已讀。
您可以為電子郵件建立不同的過濾器，以確保只有相關的電子郵件才會出現在您的收件匣中，從而在需要時輕鬆查看它們，而不會浪費時間。
擺脫未使用的選項卡
預設情況下，Gmail 提供五個選項卡，用於對您的電子郵件進行分類。其中包括主要、社交、論壇、更新和促銷選項卡。 Gmail 會自動將不同的電子郵件放在適當的分頁下，有助於減少電子報、促銷電子郵件和其他郵件造成的混亂。
然而，並不是每個人都需要所有五個選項卡，在這種情況下，額外的選項卡可能只會增加混亂。在這種情況下，您可以透過進入 Gmail 設定來停用不使用的選項卡。
- 在「設定」頁面上，按一下「標籤」標籤並向下捲動至「類別」部分。
- 在這裡，您可以根據您的要求透過點擊相應的按鈕來選擇顯示或隱藏類別標籤。
減少選項卡還可以更輕鬆地更頻繁地檢查電子郵件，因此您可以刪除不需要的郵件。
存檔電子郵件
刪除不再與之互動的電子郵件時，您有兩個選項。第一種方法是刪除它們，這會將它們移至「垃圾箱」資料夾，並在 30 天後將其永久刪除。第二個選項是將它們存檔，將它們移動到「存檔」資料夾。
歸檔電子郵件意味著它們會從您的收件匣中刪除，但不會被刪除。如果需要，您仍然可以搜尋它們，並會在「所有郵件」標籤下找到它們。存檔可協助您儲存目前可能不使用的電子郵件，而不會讓它們在您的收件匣中造成混亂。
- 要存檔電子郵件，只需將滑鼠懸停在其上方，您就會在其右側看到存檔按鈕。單擊它即可將其存檔。
- 或者，點擊右上角的三個點，您將獲得各種選項來組織電子郵件。
- 按一下「存檔所有可見項目」以存檔 Gmail 收件匣中的所有電子郵件。
您甚至可以選擇來自特定寄件者的電子郵件並將其批次存檔，從而快速釋放收件匣中的空間。
啟用桌面通知
想要在收到電子郵件時對其進行跟踪，以便可以立即採取所需的操作嗎？如果是這樣，請考慮開啟 Gmail 桌面通知。此功能可讓您知道每次有電子郵件到達收件匣，從而使您能夠即時管理電子郵件。
- 若要啟用桌面通知，請開啟 Gmail 設定頁面，然後向下捲動至「常規」標籤上的「桌面通知」選項。
- 在這裡，您可以選擇開啟所有電子郵件的通知或僅開啟重要電子郵件的通知。您甚至可以從這裡自訂電子郵件通知聲音。完成後，向下捲動並儲存變更。
要充分利用 Gmail 的桌面通知，您還必須開啟瀏覽器通知（如果它們已關閉）。啟用後，您可以在電子郵件到達收件匣後立即閱讀、刪除、存檔或回覆它們。
將電子郵件對話靜音
您可能經常發現自己處於不一定涉及您的電子郵件對話中，或者您目前認為這些對話不太重要。雖然您隨時可以離開，但另一種選擇是將對話線程靜音，以防止不斷彈出更新並分散您的注意力。
將對話靜音將阻止新訊息出現，但它們仍然會到達您。您可以在檔案中找到它們。這意味著，如果您願意，您可以隨時查看它們或在需要時搜尋特定電子郵件。
- 若要將對話串靜音，請按一下要靜音的電子郵件執行緒左側的核取方塊將其選中，然後按一下頂部的三個點。
- 出現的下拉式選單將包含靜音選項；按一下它可將對話靜音。
對話中的任何新訊息都不會顯示在您的收件匣中，而是直接傳送到存檔。您可以透過is:muted在搜尋欄中鍵入內容輕鬆找到靜音訊息。
為重要電子郵件新增星標
Gmail 可以很好地確定哪些電子郵件對您來說可能很重要，並在它們旁邊添加一個黃色的「重要標記」。然而，有時它可能無法正確執行此操作。幸運的是，您仍然可以透過加註星標來讓它知道哪些電子郵件很重要。
雖然 Gmail 會為整個電子郵件線程添加重要性標記，但您可以為線程中的單封電子郵件添加星標。這樣做將幫助您更快、更輕鬆地搜尋特定電子郵件。
- 若要新增星標，只需點擊 Gmail 收件匣中電子郵件旁邊的星標圖示即可。
- 完成電子郵件線程後，您可以再次點擊星號圖示來刪除星號。
隨著您不斷添加和刪除星星，Gmail 將更好地檢測哪些郵件對您來說很重要。您可以透過收件匣左側面板上的「已加星號」選項存取所有已加星號的電子郵件。
使用標籤來組織您的電子郵件
Gmail 使用標籤將電子郵件分為不同的類別，例如收件匣、垃圾桶和草稿箱。它還允許您創建自己的標籤，您甚至可以向一封電子郵件添加多個標籤。標籤的功能類似於標記，讓您可以輕鬆找到正確的訊息，您甚至可以像子資料夾一樣嵌套標籤。
標籤的長度可以是 225 個字符，並且可以進行顏色編碼以提高可見性。您也可以設定 Gmail，以便在電子郵件到達時自動為其新增標籤。
- 若要建立標籤，請向下捲動 Gmail 收件匣左側，直到到達「標籤」部分。點選“+”圖示以建立新標籤。
- 在出現的方塊中，您可以選擇標籤名稱以及是否要將其嵌套在現有標籤下。點選“建立”按鈕以建立標籤。
使用標籤可以使組織 Gmail 收件匣變得更加容易，但應有策略地使用它們。雖然您可以建立多個標籤，但太多標籤會導致相同的問題，因此正確的平衡至關重要。或者，您可以依靠第三方應用程式來幫助您新增標籤作為選項卡以便於存取。
嘗試多個收件匣
Gmail 有一個名為「多個收件匣」的功能，可讓您透過統一的收件匣管理多個 Gmail 帳戶。由於您可以建立的 Gmail 帳戶數量沒有限制，因此您可以為家庭和工作擁有單獨的帳戶，並透過多個收件匣管理它們。
- 若要啟用多個收件箱，請開啟 Gmail 並點擊齒輪圖示以存取設定。
- 向下捲動至「收件匣類型」部分，然後按一下「多個收件匣」選項。啟用此功能將允許您為不同的電子郵件類別（例如主題、類型、寄件者等）建立多個窗格。
您也可以選擇特定電子郵件顯示在不同的郵箱中，並根據您的優先順序配置每個部分。多個收件匣功能有助於提供各種電子郵件類別的更清晰的視圖，從而提供更快的使用者體驗。
在 Gmail 中啟用微移
如果您收到大量垃圾郵件，很可能您在嘗試避免垃圾郵件時錯過了一些重要的郵件。 Gmail 中的微移功能可以在這種情況下幫助您，提醒您需要注意的重要電子郵件。它運行的演算法會將需要您或對方回覆的電子郵件顯示在您收件匣的頂部。
如果您需要有關發送回覆或後續電子郵件的提醒，該功能會非常方便。
- 若要啟用“微調”，請進入 Gmail 設定並在“常規”標籤中向下捲動，直到到達“微調”部分。
- 按一下此核取方塊可為需要回覆和後續建議的電子郵件啟用提示。
開啟「提示」後，Gmail 會自動將需要回覆的電子郵件顯示在收件匣頂部。它會建議您可能忘記回覆的電子郵件，以及需要發送後續電子郵件的電子郵件。因此，您可以根據需要快速處理電子郵件，而不是讓它們堆積在收件匣中。
在 Gmail 中使用主題標籤
正如我們上面所解釋的，您可以建立標籤來輕鬆組織和管理您的電子郵件。但是，如果您想更進一步，您也可以在撰寫電子郵件時使用主題標籤，然後使用它們輕鬆搜尋收件匣中的特定電子郵件。
- 例如，您可能正在向客戶發送有關專案的電子郵件，並且可以在訊息末尾使用#follow-up、#project-details、#name-of-the-project 等主題標籤。
- 現在，搜尋僅限於此主題的電子郵件只需在搜尋框中搜尋這些主題標籤即可。
當您在搜尋框中輸入主題標籤時，包含這些主題標籤的所有電子郵件都會顯示在搜尋結果中。您不再需要手動對大量電子郵件進行分類才能找到您需要的電子郵件。
建立多個 Gmail 別名
您可以藉助「+」號碼以及不同的數字和單字組合在 Gmail 中建立多個版本的電子郵件地址。這將讓您過濾來自不同寄件者的電子郵件，並幫助保持您的收件匣乾淨整潔。只需確保在註冊時創建唯一的別名即可。
將「+any.alias」新增至您的電子郵件地址將允許電子郵件到達您的收件匣。例如，如果您的電子郵件是 johndoe@gmail.com，您可以建立它的不同版本，例如 johndoe+friends@gmail.com 或 johndoe+work@gmail.com。
您可以簡單地過濾電子郵件並從垃圾郵件中篩選出重要訊息。您可以與密切接觸者等人共用包含「+」號碼的特定電子郵件地址，以確保這些郵件到達您的優先收件匣。
最好讓您的電子郵件別名不言自明，這樣您就可以記住創建它們的目的。此技巧對於管理連接到您帳戶的訂閱等內容也很有用，因為您可以為每個別名建立一個特定的群組。
我們在此分享的提示可以幫助您快速輕鬆地整理 Gmail 收件箱，讓電子郵件管理變得輕而易舉。幾乎每一個都很容易嘗試和實施，只需要幾秒鐘。在行動裝置上使用 Gmail 時，您甚至可以嘗試其中的一些功能。
如果您正在尋找更多選項來更輕鬆地整理 Gmail 收件箱，有幾個瀏覽器擴充功能和加載項可能值得一試，如下所示。
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